Die Nebenkostenabrechnungen flattern jetzt ins Haus: darauf solltet ihr achten

Habt ihr auch eine hohe Nebenkostenabrechnung bekommen und jetzt richtig Ärger mit eurem Vermieter? Dann haben wir hier ein paar Tipps für euch wie ihr die Abrechnung prüfen und reklamieren könnt.

Viele Betriebskosten kann ein Vermieter auf seine Mieter umlegen. Dazu gehören:

• Heizkosten
• Warmwasserkosten
• Grundsteuer
• Abwassergebühr
• Betriebskosten für einen Personen- oder Lastenaufzug
• Betriebskosten für Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Betriebskosten für Gebäudereinigung
• Betriebskosten für Ungezieferbeseitigung
• Betriebskosten für Gartenpflege
• Betriebskosten für Beleuchtung
• Sach- und Haftpflichtversicherungen
• Hausmeisterkosten
• Betriebskosten für einen gemeinschaftlichen Waschraum

Nicht umlegen darf der Vermieter:

• Instandhaltungskosten wie z. B. ein neues Dach, einen neuen Hausflur- oder Fassadenanstrich oder eine Badsanierung
• Reparaturkosten z. B. für kaputte Fenster und Türen oder Reparatur einer defekten Heizung oder Therme, aber auch kleinere Schönheitsreparaturen und Schäden durch die normale Abnutzung des Gebäudes
• Verwaltungskosten durch z. B. eine Hausverwaltung oder eine Wach- und Schließgesellschaft
• Einige Versicherungen wie Rechtsschutzversicherung, Hausratversicherung, Mietausfallversicherung, Umweltschadenversicherung und Reparaturkostenversicherung hat der Vermieter allein zu tragen
• Für die Anschaffung und Installation von Brand- und Rauchschutzgeräten wie Feuerlöschern und Rauchmeldern sind Vermieter verantwortlich
• Einmalige Reinigungskosten wie z. B. eine Fassadenreinigung, eine einmalige Dachrinnenreinigung oder auch einmalige Kosten für eine Schädlingsbeseitigung sind nicht umlagefähig
• Neuanschaffung von Gartengeräten und die Anlage eines Gartens ebenfalls nicht

Ja, eure Nebenkosten müssen im Mietvertrag explizit aufgeführt und von euch unterschrieben sein.

Rund die Hälfte aller Nebenkostenabrechnungen sind nicht korrekt, es lohnt sich also, auf diese Punkte zu achten:

• Verspätete Abrechnung
• Falscher Abrechnungszeitraum
• es handelt sich um die falsche Wohnung
• Verteilerschlüssel wurden falsch berechnet z. B. Quadratmeter- oder Personenangaben falsch
• Rechenfehler
• Abrechnung von nicht umlagefähigen Kosten, die nicht im Mietvertrag stehen
• Die Abrechnung erfolgt nicht verbrauchsabhängig
• Verbrauchswerte oder Zählerstände stimmen nicht
• Einmalkosten wurden berechnet

Vergleichs- und Durchschnittswerte helfen euch dabei, den eigenen Verbrauch besser einordnen zu können. Der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes gibt euch einen guten Überblick über die durchschnittlichen Kosten pro Position.

Vermieter haben ab Ende des Abrechnungszeitraums zwölf Monate Zeit. Da es sich meist beim Abrechnungszeitraum um ein Kalenderjahr handelt, muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung für 2024 z. B. spätestens bis zum 31.12.2025 vorlegen. Diese Frist gilt auch, wenn ihr vor Ende eines Abrechnungszeitraums ausgezogen seid.

Der Vermieter ist verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung so zu gestalten, dass der Mieter sie auch verstehen kann. D. h. die einzelnen Kosten müssen genau aufgeführt werden. Und es muss erkennbar und nachrechenbar sein, nach welchem Schlüssel sie berechnet wurden, z. B. nach Wohnungsgröße oder Personenanzahl. Falls es für die Prüfung notwendig ist, können Mieter die Einsicht in die Abrechnungsunterlagen anfordern. Der Vermieter muss Belege jedoch nicht automatisch mit der Abrechnung vorlegen.
Auch die Summe eurer Vorauszahlungen muss angegeben und mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet werden, damit ihr auf einen Blick seht, was ihr nachzahlen müsst oder ob ihr etwas zurück bekommt.

Bei Nebenkosten gilt eine Zahlungsfrist von 30 Tagen, gerechnet ab dem Eingang der Nebenkostenabrechnung. Innerhalb dieser Frist müssen eventuelle Nachzahlungen geleistet werden.
Ein Widerspruch muss innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung schriftlich erfolgen. Die Verbraucherzentrale bietet einen Musterbrief speziell für den Widerspruch gegen die Betriebs- und Heizkostenabrechnung an. Bei großen Summen und groben Abrechnungsfehlern solltet ihr auf jeden Fall den Rat eines Mietvereins, der Verbraucherzentrale oder eines Rechtsanwalts einholen.

Wenn der Vermieter nicht innerhalb von drei Jahren nach Ende des Abrechnungszeitraums (s. o.) den Anspruch auf Nachzahlungen gegenüber den Mietern geltend gemacht hat, erlischt der Anspruch auf Nachzahlungen.